Verfahrensdokumentation: Was gehört hinein und wie fangen Sie an?

Autor: Raik Dannemann

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Unternehmen steuerlich relevante Belege und Daten verarbeitet. Sie zeigt zum Beispiel, wie eine Rechnung eingeht, geprüft, gebucht und aufbewahrt wird. Dabei geht es nicht nur um die eingesetzte Software, sondern auch um Ihre Arbeitsabläufe und darum, wer wofür zuständig ist. Wie ausführlich die Dokumentation sein muss, hängt davon ab, wie komplex Ihre Abläufe und Systeme sind.

Besonders wichtig ist sie, wenn Sie Bargeld einnehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein elektronisches Kassensystem oder eine offene Ladenkasse nutzen. Das Finanzamt kann die Kassenführung nicht nur bei einer Betriebsprüfung, sondern auch ohne Ankündigung bei einer Kassen-Nachschau prüfen. Dann müssen Sie auf Verlangen auch die Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, wie Ihre Kassenführung organisiert ist.

Gleichzeitig lohnt sich der Aufwand auch unabhängig vom Finanzamt. Eine gute Verfahrensdokumentation ist im Grunde ein Handbuch für Ihre kaufmännischen Abläufe. Neue Mitarbeiter können darin nachlesen, wie Rechnungen bearbeitet werden, wie die Kasse geführt wird und wer wofür zuständig ist, und finden sich dadurch deutlich schneller zurecht. Auch bei Urlaub oder Krankheit wissen Kollegen, was zu tun ist.

1. Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist in den GoBD geregelt. Die Abkürzung steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Darin legt die Finanzverwaltung fest, wie eine ordnungsgemäße Buchführung mit digitalen Systemen aussehen soll.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, welchen Weg Ihre Belege und Daten nehmen. Das beginnt bei der Entstehung und geht über Erfassung, Verarbeitung und Speicherung bis zur Aufbewahrung. Außerdem gehört dazu, wie Daten wiedergefunden und ausgewertet werden können und wie sie vor Verlust oder Veränderung geschützt sind.

Geschrieben ist sie für einen fachkundigen Außenstehenden, zum Beispiel einen Betriebsprüfer. Er soll anhand der Dokumentation in angemessener Zeit verstehen, wie Ihre Buchführung organisiert ist.

Es kommt darauf an, was in Ihrem Unternehmen tatsächlich passiert. Das Handbuch Ihres Softwareanbieters erklärt, was ein Programm kann. Die Verfahrensdokumentation zeigt dagegen, wie Sie es nutzen, wer wofür zuständig ist und wie Sie mit Sonderfällen umgehen.

Sie ist auch keine einmalige Aufgabe. Wenn sich Abläufe, Software oder Zuständigkeiten ändern, passen Sie die Dokumentation an. Ältere Fassungen heben Sie auf, damit sich später nachvollziehen lässt, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt.

2. Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Grundsätzlich braucht jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, das seine Buchführung oder steuerlich relevante Aufzeichnungen mit Software führt. Umsatz, Mitarbeiterzahl und Rechtsform spielen dabei keine Rolle. Es reicht also schon, wenn Sie nur ein Kassensystem oder ein Rechnungsprogramm nutzen.

Unterschiedlich ist nur der Umfang. Ein Handwerksbetrieb mit wenigen Programmen und klaren Abläufen kommt mit einer deutlich kürzeren Dokumentation aus als ein Unternehmen mit Warenwirtschaft, Onlineshop und mehreren Standorten.

Viele gehen davon aus, dass die Steuerkanzlei sich darum kümmert, wenn sie die Buchhaltung übernimmt. Nach den GoBD bleibt das Unternehmen aber selbst dafür verantwortlich, dass die Buchführung ordnungsgemäß ist, auch wenn ein Steuerberater oder ein Rechenzentrum einen Teil der Arbeit erledigt.

Das hat in der Praxis einen Vorteil. Wenn wir Ihre Buchhaltung betreuen, kennen wir einen großen Teil Ihrer Abläufe bereits, von der Übergabe der Belege bis zur Buchung. Für die Verfahrensdokumentation fangen wir deshalb nicht bei null an. Gemeinsam mit Ihnen ergänzen wir die Abläufe in Ihrem Unternehmen, zum Beispiel an der Kasse, beim Rechnungseingang oder bei der Ablage.

3. Besonders wichtig bei Kasse und Bargeschäften

Wer Bargeld einnimmt, muss Bareinnahmen und Barausgaben täglich aufzeichnen. Außerdem kann das Finanzamt während der üblichen Geschäftszeiten unangekündigt zu einer Kassen-Nachschau kommen. Dabei wird geprüft, ob Ihre Kasse ordnungsgemäß geführt wird. Neben den Aufzeichnungen können die Prüfer auch die Unterlagen verlangen, aus denen hervorgeht, wie Ihre Kassenführung organisiert ist. Fällt dabei etwas auf, kann die Kassen-Nachschau ohne weitere Ankündigung in eine Betriebsprüfung übergehen.

Für die Kasse sollte die Verfahrensdokumentation vor allem diese Fragen beantworten:

• Welches Kassensystem nutzen Sie, und wann wurde es angeschafft, eingerichtet oder geändert?
• Welche technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt die Kassendaten vor nachträglichen Änderungen?
• Wer darf kassieren, stornieren oder Einstellungen ändern?
• Wie läuft der Tagesabschluss ab, und wer zählt das Bargeld?
• Was passiert, wenn die Kasse ausfällt?
• Wie kommen die Kassendaten in die Buchhaltung?

Wenn Sie eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Kassensystem nutzen, beschreiben Sie zusätzlich, wie Sie die Tageseinnahmen ermitteln, zum Beispiel mit Zählprotokoll und Kassenbericht.

Seit 2023 müssen elektronische Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein. Außerdem müssen Sie die Kassen dem Finanzamt über „Mein ELSTER“ melden, und zwar innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder nach der Außerbetriebnahme. Es ist sinnvoll, diese Meldung zusammen mit den übrigen Unterlagen zur Kasse in der Verfahrensdokumentation abzulegen.

In der Praxis ist die Kasse technisch oft in Ordnung, nur die Abläufe drumherum sind nirgends beschrieben. Genau da setzen wir an. Wir kennen verschiedene Kassensysteme und klären mit Ihnen, welche Unterlagen Ihr Kassenanbieter schon liefert und welche Abläufe in Ihrem Betrieb noch beschrieben werden müssen. Auch bei der Meldung Ihrer Kassen an das Finanzamt unterstützen wir Sie gern und übernehmen sie auf Wunsch komplett für Sie.

4. Was gehört in die Verfahrensdokumentation?

Nach den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus vier Teilen. Das klingt zunächst technisch, lässt sich aber gut auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen übertragen.

Bestandteil	Was beschrieben wird	Beispiel
Allgemeine Beschreibung	Unternehmen, Organisation und Zuständigkeiten im Überblick	Wer ist für Buchhaltung, Kasse und Ablage zuständig?
Anwenderdokumentation	Wie im Alltag mit den Programmen gearbeitet wird	Wie werden Eingangsrechnungen in DATEV Unternehmen online hochgeladen?
Technische Systemdokumentation	Eingesetzte Programme, Schnittstellen und Einstellungen	Wie gelangen die Daten aus der Kasse in die Buchhaltung?
Betriebsdokumentation	Wie der laufende Betrieb abgesichert ist	Wie werden Daten gesichert, und wer spielt Updates ein?

Außerdem gehört dazu, wie Sie Fehler vermeiden und Abläufe kontrollieren. Dieses sogenannte interne Kontrollsystem klingt größer, als es meist ist. Dazu zählen zum Beispiel klare Zugriffsrechte, eine Freigabe von Zahlungen nach dem Vier-Augen-Prinzip oder der tägliche Abgleich von Kassenbestand und Kassenbericht.

Inhaltlich orientiert sich die Dokumentation an Ihren steuerlich relevanten Abläufen. Typisch sind Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Lohn und die digitale Ablage von Belegen.

Ein einzelnes großes Dokument ist nicht vorgeschrieben. Sie können auch mehrere vorhandene Unterlagen nutzen, etwa Anleitungen Ihrer Softwareanbieter oder interne Checklisten, wenn eine übergeordnete Beschreibung sie sinnvoll verbindet.

Genau hier unterstützen wir Sie. Wir bringen eine klare Struktur mit, sodass Sie nicht vor einem leeren Blatt sitzen. Vorhandene Unterlagen binden wir ein und ergänzen, was noch fehlt. Da wir viele unterschiedliche Programme und Abläufe aus der Praxis kennen, beschreiben wir Ihre Prozesse genau so, wie sie in Ihrem Unternehmen tatsächlich ablaufen.

5. Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation folgenlos bleibt. Nach den GoBD ist sie nur dann unproblematisch, wenn sich Ihre Buchführung trotzdem lückenlos nachvollziehen und prüfen lässt. Ohne Dokumentation müssen Sie das im Ernstfall gegenüber dem Prüfer selbst belegen, und das gelingt in der Praxis selten ohne Weiteres.

Schwierig wird es, wenn das nicht mehr möglich ist. Kann der Prüfer nicht erkennen, wie Belege entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden, kann er das als formellen Mangel werten. Dabei kommt es darauf an, wie schwer alle Mängel zusammen wiegen. Im ungünstigsten Fall verwirft das Finanzamt die Buchführung und schätzt die Besteuerungsgrundlagen.

Bei Bargeschäften wiegt das besonders schwer. Bareinnahmen lassen sich im Nachhinein kaum über andere Unterlagen nachvollziehen, anders als Zahlungen über das Bankkonto.

Problematisch ist auch eine Dokumentation, die nicht mehr zur Praxis passt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sie noch einen Rechnungseingang auf Papier beschreibt, obwohl Rechnungen längst digital ankommen.

Eine aktuelle Verfahrensdokumentation gibt Ihnen vor allem Sicherheit, denn Sie können Fragen des Finanzamts sachlich beantworten und zeigen, dass Ihre Abläufe geordnet sind. Haben wir die Dokumentation gemeinsam mit Ihnen erstellt, kennen wir Ihre Abläufe und können Sie bei Rückfragen des Finanzamts gezielt unterstützen.

6. So gehen Sie vor

Sie müssen die Verfahrensdokumentation nicht auf einmal erstellen. Gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:

1. Systeme erfassen: Notieren Sie, welche Programme, Kassen und Ablagen Sie für steuerlich relevante Daten nutzen.
2. Abläufe beschreiben: Halten Sie fest, wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Lohn und Ablage bei Ihnen ablaufen und wer wofür zuständig ist.
3. Unterlagen sammeln: Legen Sie vorhandene Unterlagen zusammen, zum Beispiel Handbücher der Softwareanbieter, Unterlagen zu Kasse und TSE, die Meldung Ihrer Kassen beim Finanzamt sowie interne Checklisten.
4. Lücken schließen: Ergänzen Sie, was fehlt, und legen Sie fest, wie Sie Abläufe kontrollieren und wer im Vertretungsfall übernimmt.
5. Aktuell halten: Passen Sie die Dokumentation an, sobald sich Software, Abläufe oder Zuständigkeiten ändern, und heben Sie ältere Fassungen auf.

Praxistipp: Wenn Sie Bargeld einnehmen, fangen Sie mit der Kasse an. Dort ist eine aktuelle Dokumentation besonders wichtig, und Sie haben schnell einen ersten Teil fertig.

Gern erstellen wir die Verfahrensdokumentation gemeinsam mit Ihnen. Wir nehmen Ihre Abläufe auf, bringen sie in eine klare Struktur und stimmen das Ergebnis mit Ihnen ab. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Meldung Ihrer Kassen beim Finanzamt. Den Aufwand besprechen wir vorab mit Ihnen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.