E-Rechnungen empfangen: So organisieren Sie den Rechnungseingang

Autor: Raik Dannemann

Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Für einen verlässlichen Rechnungseingang braucht es im Alltag jedoch mehr: einen festen Eingangsweg, klare Zuständigkeiten und einen geregelten Ablauf von der Prüfung bis zur Aufbewahrung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungseingang Schritt für Schritt organisieren und dabei auf vorhandenen Programmen und Arbeitsabläufen aufbauen können.

1. Einen zentralen Rechnungseingang festlegen

Rechnungen kommen häufig auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen: im persönlichen E-Mail-Postfach, als Download im Lieferantenportal oder bei einem Mitarbeiter, der eine Bestellung aufgegeben hat. Das erschwert den Überblick und kann dazu führen, dass Rechnungen liegen bleiben oder mehrfach bearbeitet werden.

Legen Sie deshalb einen zentralen Eingang für Rechnungen fest, beispielsweise ein gemeinsames E-Mail-Postfach mit einer Adresse, die mit rechnungen@ beginnt. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, wohin sie Rechnungen senden sollen, und vereinbaren Sie intern, wie Rechnungen aus anderen Eingangswegen dorthin gelangen.

Klären Sie dabei drei Fragen:

• Wer kontrolliert den Eingang? Benennen Sie einen Verantwortlichen und eine Vertretung.
• Wie gelangen Rechnungen aus Lieferantenportalen in den Ablauf? Legen Sie fest, wer sie abruft und weitergibt. Sogenannte Rechnungsabholdienste wie invoicefetcher können Rechnungen aus unterstützten Portalen automatisch herunterladen und über passende Schnittstellen an die Buchhaltung weitergeben. Prüfen Sie vorab, ob Ihre Portale und die eingesetzte Buchhaltungssoftware unterstützt werden.
• Woran ist der Bearbeitungsstand erkennbar? Programme wie DATEV Unternehmen online oder Lexware Office können Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und nachzuvollziehen, welche Rechnungen noch geprüft werden müssen oder bereits bearbeitet sind.

Praxistipp: Prüfen Sie zunächst, welche Möglichkeiten Ihre vorhandenen Programme bieten. Ein zusätzliches System ist nicht automatisch nötig. Entscheidend ist, dass der Ablauf im Alltag funktioniert und alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

2. E-Rechnungen lesbar machen und prüfen

Nicht jede E-Rechnung lässt sich wie eine gewöhnliche PDF-Datei öffnen. Eine XRechnung enthält die Rechnungsdaten in einer strukturierten XML-Datei. Um diese übersichtlich lesen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Programm oder einen E-Rechnungsviewer. Bei ZUGFeRD sind die strukturierten Daten in eine PDF-Datei eingebettet.

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre vorhandene Software die empfangenen Formate darstellen und verarbeiten kann. Wichtig ist, dass Sie die strukturierten Rechnungsdaten einsehen können und sich nicht ausschließlich auf eine beigefügte PDF-Ansicht verlassen.

Legen Sie anschließend fest, wer die Rechnung prüft und zur Zahlung freigibt. Dabei helfen folgende Fragen:

• Wurde die berechnete Ware geliefert oder die Leistung erbracht?
• Stimmen Mengen, Preise und vereinbarte Konditionen?
• Ist die Rechnung an das richtige Unternehmen gerichtet?
• Wurde die Rechnung möglicherweise bereits erfasst oder bezahlt?

Eine technische Prüfung, auch Validierung genannt, kann Formatfehler und bestimmte Unstimmigkeiten in den Rechnungsdaten erkennen. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde und der Betrag stimmt.

Praxistipp: Vereinbaren Sie einen festen Ablauf für Rückfragen. Ist eine Rechnung unklar oder fehlerhaft, sollte erkennbar sein, wer die Klärung übernimmt und dass die Freigabe noch aussteht.

3. Rechnungen geordnet aufbewahren und an die Buchhaltung übergeben

Wie es nach der Rechnungsprüfung weitergeht, hängt davon ab, wer Ihre Buchhaltung übernimmt. Progressia betreut sowohl Unternehmen, die selbst buchen, als auch Unternehmen, deren laufende Buchhaltung wir erledigen. Bei den meisten unserer Mandanten übernehmen wir die Buchungen.

Wenn Progressia Ihre Buchhaltung übernimmt: Stimmen wir gemeinsam ab, wie Sie uns die Rechnungen und die benötigten Informationen digital bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise die Zuordnung zu einem Projekt oder Hinweise auf noch offene Rückfragen.

Wenn Sie selbst buchen: Legen Sie intern fest, wie geprüfte Rechnungen in Ihre Buchhaltung gelangen und wer die Buchung übernimmt. Mit Progressia stimmen Sie ab, welche Daten und Unterlagen wir für die weitere steuerliche Betreuung benötigen.

In beiden Fällen sollte es einen festen digitalen Weg geben. Vermeiden Sie, dieselbe Rechnung parallel per E-Mail, als Ausdruck und über eine Schnittstelle weiterzugeben.

Für E-Rechnungen gilt: Der strukturierte Datenteil muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF-Ansicht allein reicht für die Aufbewahrung nicht aus.

Klären Sie deshalb gemeinsam mit uns:

• Wo wird die Rechnung aufbewahrt? Legen Sie fest, welches System dafür vorgesehen ist und wer darauf zugreifen kann.
• Wie wird sie übergeben? Stimmen Sie den Übertragungsweg und die Zuständigkeiten ab.
• Welche Informationen werden benötigt? Halten Sie fest, wie Freigaben, Zuordnungen und offene Rückfragen nachvollziehbar weitergegeben werden.

Praxistipp: Testen Sie den gesamten Ablauf mit einigen typischen Rechnungen. Prüfen Sie gemeinsam, ob die Originaldateien vollständig ankommen, die Rechnungen lesbar sind und alle Beteiligten die benötigten Informationen finden.

4. Den Ablauf testen und im Alltag verankern

Starten Sie mit einigen typischen Rechnungen und spielen Sie den gesamten Weg durch: vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchhaltung und Aufbewahrung. Beziehen Sie dabei auch Rechnungen aus Lieferantenportalen und Fälle mit Rückfragen ein.

Achten Sie besonders darauf, ob die Übergaben funktionieren: Weiß jeder, wann er an der Reihe ist? Ist erkennbar, welche Rechnungen noch offen sind? Kann die Vertretung ohne langes Suchen übernehmen?

Halten Sie den vereinbarten Ablauf anschließend in einer kurzen Anleitung fest. Darin sollte stehen:

• Wo Rechnungen eingehen und wer den Eingang kontrolliert.
• Wer die Rechnungen prüft und zur Zahlung freigibt.
• Wie Rückfragen und fehlerhafte Rechnungen geklärt werden.
• Wie die Rechnungen in die Buchhaltung gelangen und wo sie aufbewahrt werden.

Praxistipp: Prüfen Sie nach den ersten Wochen gemeinsam, wo es noch hakt. Oft helfen schon eine klarere Zuständigkeit oder ein einfacherer Übergabeweg, ohne dass Sie dafür eine neue Software benötigen.

So unterstützt Sie Progressia

Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Rechnungseingang passend zu Ihren Arbeitsabläufen zu organisieren. Dabei bringen wir Erfahrung mit unterschiedlichen Programmen und Prozessen ein, prüfen mit Ihnen die vorhandenen Möglichkeiten und begleiten die praktische Umsetzung.

Ob Sie selbst buchen oder Progressia Ihre laufende Buchhaltung übernimmt: Entscheidend ist, dass der Ablauf in Ihrem Unternehmen und die Zusammenarbeit mit uns ineinandergreifen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.