E-Rechnung oder PDF-Rechnung: Was ist der Unterschied?

Autor: Raik Dannemann

Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, auch dann nicht, wenn sie per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist nicht der Versandweg, sondern das Format der Rechnungsdaten.

Eine PDF-Rechnung lässt sich am Bildschirm lesen und digital ablegen. Ihre Rechnungsdaten liegen jedoch nicht in dem strukturierten Format vor, das für eine E-Rechnung erforderlich ist.

Bei einer E-Rechnung sind Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer als strukturierte Daten enthalten. Eine geeignete Software wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online kann diese Daten für die Buchführung oder die Vorbereitung von Zahlungen nutzen. Das erleichtert die Verarbeitung und kann manuelle Eingaben reduzieren.

Wichtig: Auch eine PDF-Datei kann Bestandteil einer E-Rechnung sein. Das Format ZUGFeRD verbindet beispielsweise eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.

1. PDF, XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Die Formate unterscheiden sich vor allem darin, wie die Rechnungsinformationen gespeichert sind und verarbeitet werden können.

Format	Wie ist die Rechnung aufgebaut?	Ist das eine E-Rechnung?
Einfache PDF-Rechnung	Ein lesbares Dokument ohne strukturierte Rechnungsdaten.	Nein. Auch der Versand per E-Mail macht daraus keine E-Rechnung.
XRechnung	Die Rechnungsdaten liegen als strukturierte XML-Datei vor. Eine geeignete Software stellt sie lesbar dar.	Ja, bei Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
ZUGFeRD	Eine lesbare PDF-Datei enthält zusätzlich eingebettete strukturierte XML-Daten.	Ja, wenn das verwendete ZUGFeRD-Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Warum die Dateiendung allein nicht ausreicht

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann auf den ersten Blick wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung aussehen. Der entscheidende Unterschied steckt in den eingebetteten Daten. Deshalb lässt sich allein an der Dateiendung „.pdf“ nicht erkennen, ob eine E-Rechnung vorliegt.

Merksatz: Nicht jede PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung kann aber eine lesbare PDF-Darstellung enthalten.

2. Was bedeutet der Unterschied im Alltag?

Sie erhalten beispielsweise eine Rechnung für Büromaterial. Je nach Format unterscheidet sich die weitere Bearbeitung:

Bei einer einfachen PDF-Rechnung können Sie die Angaben am Bildschirm lesen. Für die Buchführung werden die Daten häufig manuell erfasst oder durch eine Texterkennung ausgelesen. Eine solche Texterkennung macht aus der PDF-Datei jedoch keine E-Rechnung.

Bei einer E-Rechnung liegen die Rechnungsdaten bereits strukturiert vor. Eine geeignete Software kann die Angaben direkt auslesen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Dadurch können manuelle Eingaben und Übertragungsfehler reduziert werden.

Unser Praxistipp: Prüfen Sie weiterhin, ob die abgerechnete Leistung, die Beträge und Ihre Unternehmensdaten stimmen. Das strukturierte Format erleichtert die Verarbeitung, ersetzt aber nicht Ihre Rechnungsprüfung.

3. Was sollten Sie jetzt tun?

Prüfen Sie, ob Ihre eingesetzte Software E-Rechnungen anzeigen und die enthaltenen Daten weiterverarbeiten kann. Stimmen Sie außerdem ab, wie die Rechnungen in Ihrem Unternehmen geprüft, abgelegt und an die Steuerkanzlei übergeben werden.

Nicht jedes Programm passt zu jedem Unternehmen. Entscheidend ist, dass die Software Ihre Anforderungen erfüllt und zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Wir haben viel Erfahrung mit unterschiedlichen Programmen und digitalen Rechnungsprozessen. Gern unterstützen wir Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung und der praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.